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在采购工作中，我们常常通过分析和预测行情走势，并在行情低点实施战略采购，与供应商签订批量合同，以规避行情上涨带来的采购成本上升的风险。但是，行情若大幅上涨，供应商或迫于生产成本高企的压力，或为了寻求更大的利润空间，可能将拒绝交货。
当供应商拒绝交货，我们在起诉前建议先催告，书面要求其履约。履约催告函作用至少有三：
第一，起到督促对方履约的作用；
第二，起到中断诉讼时效的作用；
第三，起到证明对方违约的作用。
那履约催告函怎么写？
履约催告函的结构是：
第一部分：阐述依据； 第二部分：陈述对方违约事实； 第三部分：主张权利； 第四部分：表达如果对方逾期不履行的情况下我们的要求 和措施。
设有法务部门的公司，履约催告函一般由律师拟定发出。有的公司会委托律师事务所拟定发出。由律师发出的履约催告函更正式、严肃和严谨，威慑性更强。
但不论是由律师发出，还是由采购发出，都是有法律效力的。因此，有两个需要特别注意的地方提醒一下：
第一，要摸清事件中的法律关系。要充分掌握其中的法律依据、合同依据，双方的权利和义务。了解哪些是合理的、可以主张的权利。注意规范措辞，且不能盲目要求对方履行没有依据的义务。
如：如果贵方不在今天交齐我方的所有货物，我方将处罚贵方叁万元整。（其中，“今天”是否是合理期限，要求对方履行义务，是要给出合理期限的；“处罚”是行政用语，买方并没有“处罚”卖方的权力，应主张“违约金”。）
第二，要避免陷入被动。由于履约催告函是有法律效力的，要避免陈述不清、产生歧义，或者不小心做出承诺，而反而将自己陷入被动的局面。
如笼统地主张权利：如贵方逾期仍未履行合同义务的，我方将保留追究贵方给我方造成一切损失的违约责任的权利。（貌似语言很犀利，很有震慑力，但当真正对方逾期不履行时，我方却负有对损失举证的义务，而多数时候却很难举证，变得难以执行。）
